Πολλές θέσεις εργασίας έχουν κάποια downtime κατά τη διάρκεια της ημέρας ή της εβδομάδας. Μπορεί να μην το δείτε ως χρήσιμο, επειδή είναι μόνο πέντε, 10 ή 15 λεπτά, έτσι ώστε να το τεμαχίζω μακριά. Εάν χρησιμοποιείτε τις πολύτιμες λεπτά αποτελεσματικά, μπορείτε να πάτε στο σπίτι, στο τέλος της ημέρας λιγότερο άγχος ή μπροστά από το παιχνίδι.
"Εάν είστε όπως πολλούς ανθρώπους, ένα επιπλέον 10 λεπτά πριν από το διάλειμμα, το μεσημεριανό γεύμα ή το τέλος της ημέρας δεν θεωρείται ως παραγωγικός χρόνος, επειδή δεν είναι αρκετά μεγάλη για να ξεκινήσει τίποτα,» λέει η Laura Stack, πρόεδρος της παραγωγικότητας Pro Α.Ε. σε Highlands Ranch, Κολοράντο, και συγγραφέας του βρει περισσότερο χρόνο. "Αλλά μαθαίνοντας να κάνει χρήση από μικρά κομμάτια το χρόνο μπορεί να κάνει τη διαφορά στην παραγωγικότητα σας και το άγχος επίπεδο. "
Εδώ είναι οι στρατηγικές κα Stack για τη χρήση downtime σας.
Ο κανόνας των τριών λεπτών
Όπως εσείς την εκτέλεση των καθημερινών εργασιών σας, θα συναντήσετε πράγματα που είναι είτε τετριμμένο ή όχι επείγουσες, αλλά ότι θα πρέπει να γίνει σε κάποιο σημείο: απάντηση ένα e-mail, την υπογραφή μιας φόρμας, φαξ ένα έγγραφο. Μπορείτε να μπείτε στον πειρασμό να αναβάλει τα καθήκοντα αυτά μέχρι να έχετε κάποια downtime.
Εάν έχετε ένα σωρό εργασίες, μπορεί να δημιουργήσει άγχος όταν κοιτάς ή να το σκέφτομαι. Παρά το γεγονός ότι μία επιλογή είναι να τσιπ μακριά στο σωρό κατά τη διάρκεια της διακοπής λειτουργίας σας, η καλύτερη επιλογή είναι να μην δημιουργήσει εκείνο το σωρό στην πρώτη θέση.
"Εάν μπορείτε να ολοκληρώσετε κάτι σε τρία λεπτά ή λιγότερο, θα πρέπει να το κάνετε αμέσως, ανεξάρτητα από τη σημασία,» λέει η κα Stack. "Μικρά πράγματα που προσθέτουν επάνω γρήγορα, και αν δεν φροντίζουν τους αμέσως, θα περατωθεί με 33 δραστηριότητες, η οποία θα πρέπει στη συνέχεια να επανεξετάσει, ανάληψη ακόμη περισσότερο χρόνο."
Κρατήστε την αίσθηση του χρόνου
Για την επόμενη εβδομάδα, κάνει μια λίστα με τους χρόνους κατά τη διάρκεια της ημέρας, όταν έχετε πέντε ή περισσότερα λεπτά του χρόνου διακοπής. Να είστε βέβαιος να περιλάβει τα μικρά σπάταλος χρόνος, όπως και η φορά που είστε σε αναμονή στο τηλέφωνο ή το χρόνο συνεργάτης σας έρχεται για να κάνει chat.
Στο τέλος κάθε ημέρας, προσθέστε τα πρακτικά σας, τότε έρθει την Παρασκευή, προσθέστε τα πρακτικά για την εβδομάδα. Μπορείτε να εκπλαγείτε ότι προσθέτει μέχρι και ώρες μη παραγωγικό χρόνο.
Κάντε μια λίστα με τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε σε πέντε, 10 και 15 λεπτά, και μετά τον κατάλογο όπου θα το δείτε. Τότε δεν θα πρέπει να χάνουμε κανένα από αυτά τα πολύτιμα λεπτά downtime προσπαθώ να καταλάβω τι να κάνει με αυτούς. Κάθε δουλειά είναι διαφορετική, έτσι ώστε λίστα του κάθε υπαλλήλου θα περιέχει διαφορετικά καθήκοντα. Εδώ είναι μερικές ιδέες για να ξεκινήσετε.
Πέντε λεπτά
Κλείστε ένα ραντεβού.
Καθαρίστε μια μικρή περιοχή του σωρού.
Ταξινόμηση ταχυδρομείο.
Γράψτε μια λίστα to-do.
Ελέγξτε τα μηνύματά σας φωνητικού ταχυδρομείου.
Δημιουργήστε αντίγραφα.
10 λεπτά
Απάντηση e-mails.
Ενημερώσετε το ημερολόγιό σας.
Καθαρίστε ένα αρχείο.
Διαβάστε ένα άρθρο.
Οργανώστε την επιφάνεια εργασίας σας.
15 λεπτά
Προγραμματίστε ένα έργο.
Οι εργασίες για ένα έργο.
Γράψτε ένα γράμμα.
Διαγράψτε τα περιττά έγγραφα στον υπολογιστή σας.
Επιστροφή τηλεφωνικές κλήσεις.
Ξαναδιαβάστε σημειώσεις συσκέψεων και να γράψει ένα σχέδιο δράσης.
Θέστε τους στόχους για τον επόμενο μήνα.
Πιάσε επάνω σε μια παρατεταμένη πρόταση.
Τι θα σας πέντε, 10 - και η λίστα 15 λεπτά περιλαμβάνουν; Γράψτε τη λίστα σας τώρα, ενώ σκέφτεστε για αυτό, και μετά αυτό στο χώρο εργασίας σας σήμερα.
«Σύμφωνοι, δεν μπορεί να επιτευχθεί το υψηλό επίπεδο συγκέντρωσης σε 10 λεπτά που μπορείτε να σε 20 ή 30", λέει η κα Stack. "Ωστόσο, τα εν λόγω κομμάτια του χρόνου είναι ευκαιρίες για να τσιπ μακριά, είτε σε μεγαλύτερα έργα ή να τελειώσω μικρότερων δραστηριοτήτων."